Publikowanie przez przedsiębiorstwa sprawozdań finansowych i raportów z działalności jest wypełnieniem wymogów prawa i dobrym obyczajem. Obecnie wiele podmiotów ma również obowiązek raportowania swoich działań w obszarze zrównoważonego rozwoju. Odpowiedzialność i transparentność stają się częścią filozofii korporacyjnej oraz strategii biznesowej, a raportowanie danych pozafinansowych w zakresie środowiskowym, społecznym i zarządczym, znacząco wspiera rozwój firmy.Przygotowanie raportu społecznego to duże wyzwanie dla przedsiębiorstwa. Wymaga bowiem zarówno identyfikacji istotnych tematów, które zostaną zaprezentowane, jak i zapewnienia właściwego zasobu informacji oraz danych, które organizacja decyduje się upublicznić. Pomocne w ustaleniu tych aspektów są standardy raportowania (np. GRI – Global Reporting Initiative lub IIRC - International Integrated Reporting Council, ISO 26000, COP - Communication on Progress) i zawarte w nich wskazówki, określające zasady oceny poszczególnych obszarów funkcjonowania firmy.
Prace nad raportem społecznym powinny odbywać się na kilku poziomach: kierownictwa organizacji, które poprzez swoje poparcie i zaangażowanie daje właściwe umocowanie dla całego procesu, zespołu odpowiedzialnego za skoordynowanie prac, pracowników merytorycznych – odpowiedzialnych za przedstawienie lub wybór danych z systemów wewnętrznych firmy oraz zewnętrznego doradcy. Rolą doradcy jest zobiektywizowanie treści raportu, aby nie stał się on materiałem promocyjnym oraz realizacja części redakcyjnej i graficznego opracowania treści. Dobrze zaprojektowany proces przygotowania raportu CSR może trwać nawet do pół roku.
Raport CSR jest skuteczną formą komunikacji z otoczeniem: właścicielami, instytucjami nadzoru, dostawcami, klientami, społecznościami lokalnymi i organizacjami pozarządowymi, pracownikami, mediami i konkurencją. Powinien więc odnosić się do konkretnego okresu – np. poprzedniego roku budżetowego oraz wskazywać miejsce przedsiębiorstwa w perspektywie zrównoważonego rozwoju, a także sposób i poziom realizacji zobowiązań podjętych wobec kluczowych interesariuszy. Na tym etapie pomocne może być zarówno wykorzystanie informacji zwrotnych, pochodzących od odbiorców raportów, jak i przeprowadzenie wywiadów i sesji dialogowych z przedstawicielami grup, mających największy wpływ na kształtowanie kierunków działania firmy oraz budowania opinii o jej pozycji. Dzięki temu raport będzie uwzględniał perspektywę interesariuszy, a firma zyska bezcenną wiedzę dotyczącą postrzegania i rozumienia jej celów przez otoczenie zewnętrzne i wewnętrzne.
Właściwa praca nad raportem CSR rozpoczyna się od merytorycznej analizy opinii i ankiet, dotyczących obszarów, w których przedsiębiorstwo jest zobowiązane lub samodzielnie deklaruje podjęcie działań, poprzez które realizuje swoją odpowiedzialność środowiskową (ekologiczną), społeczną (socjalną) oraz w zakresie optymalizacji procesów zarządczych (
corporate governance) i etyki biznesu. Firma stara się określić, w jaki sposób może minimalizować negatywny wpływ na środowisko i społeczeństwo, przy jednoczesnym polepszaniu relacji z interesariuszami lub wręcz wywieraniu pozytywnego oddziaływania.
Przygotowanie raportu jest przedsięwzięciem angażującym wiele osób, zatem musi odnosić się do biznesowej perspektywy wszystkich uczestników tego procesu. Dlatego istotnym elementem pracy nad raportem jest dokonanie oceny zebranych opinii i sprawdzenie na ich podstawie aktualności przyjętych priorytetów. Na tej podstawie określa się matrycę istotności poszczególnych aspektów, które staną się tematami przewodnimi raportu i kanwą do prezentacji danych opisujących przedsiębiorstwo w szerszym kontekście zrównoważonego rozwoju.
Podstawą raportu społecznego są dane (finansowe oraz pozafinansowe) opisujące wpływ, jaki organizacja wywiera na swoje otoczenie. Niektóre firmy korzystają już z systemów gromadzenia danych pomocnych przy ocenie poziomu oddziaływania i umożliwiających ich porównywanie w wybranych okresach. Pierwszym i najważniejszym źródłem pozyskiwania danych są pracownicy, odpowiedzialni za realizację kluczowych procesów i polityk stosowanych w odniesieniu do biznesu, środowiska, warunków pracy i procesów zarządczych oraz innych działań wskazanych w matrycy istotności. Włączenie pracowników w prace związane z raportem CSR jest także okazją do integracji wewnętrznej i skutecznych działań employer brandingowych. Powołany zespół, odpowiedzialny za agregowanie danych od poszczególnych pionów biznesowych, dokonuje przeglądu i audytu zbieranych informacji pod kątem ich aktualności, wiarygodności oraz adekwatności do przyjętych ram raportowania. Przy opracowywaniu danych należy również zwrócić uwagę na ich występowanie w innych sprawozdaniach udostępnianych publicznie przez organizację, by uniknąć niepotrzebnego ich powielania.
Prawidłowo opracowany raport społeczny powinien prezentować kontekst strategiczny przedsiębiorstwa, cele oraz status ich realizacji, łańcuch wartości, model biznesowy, obszar i efekty działalności, elementy wyróżniające organizację, ale także zadania, przed jakimi stoi i wyzwania jakim powinna sprostać, by wypełniać przepisy prawa i postulaty odpowiedzialności. Raportowanie według przyjętego standardu (np. GRI, IIRC) służy podnoszeniu wiarygodności firmy i prezentuje jej rozumienie zrównoważonego rozwoju. Różni się więc zasadniczo od innych działań promocyjnych, nakierowanych na wzmacnianie wizerunku. Dlatego opracowaniem treści raportu zajmuje się najczęściej zewnętrzny doradca. Dba on o zgodność prezentowanych informacji i opisów ze stanem faktycznym, porządkuje informacje wg wybranego standardu raportowania oraz uwzględnia specyficzne dla danego przedsiębiorstwa wskaźniki sektorowe oraz wytyczne np. w zakresie ochrony środowiska dla firm energetycznych lub etyki biznesu - opracowywane dla spółek giełdowych, podmiotów sektora finansowego, etc. Rolą doradcy jest także pozyskanie ekspertów i autorytetów branżowych, których wypowiedzi mogą wzbogacić treść raportu o interesujące opinie i rekomendacje.
Zredagowane artykuły przekazywane są do właścicieli biznesowych w celu sprawdzenia prawidłowości i potwierdzenia zgodności ze stanem faktycznym. Po otrzymaniu zwrotnej akceptacji przeprowadza się finalne prace edytorskie i przygotowywana jest wersja graficzna (marketingowa) raportu.
Gotowy raport przedkładany jest do akceptacji zespołu koordynującego i do zatwierdzenia przez zarząd firmy. Następnie raport przekazywany jest do oceny audytorowi zewnętrznemu pod kątem rzetelności i prawdziwości przedstawionych informacji. W przypadku raportowania wg standardu GRI G4, możliwe jest zweryfikowanie treści przez organizację Global Reporting Initiative i uzyskanie potwierdzenia
Materiality Disclosure Service.
Raport CSR wydawany jest najczęściej w wersji drukowanej (do 1.000 egz.), którą otrzymuje wybrana grupa najważniejszych interesariuszy (właściciele, nadzorcy, liderzy opinii). Następnie udostępnia się go w wersji elektronicznej, w firmowym serwisie internetowym.
Publikacja raportu społecznego jest okazją do wzmacniania relacji z otoczeniem. Spełnia istotną rolę w procesach komunikacyjnych – zarówno public, jak i inwestor relations. Buduje pełen obraz przedsiębiorstwa, jego strategicznych celów biznesowych i społecznych oraz sposobów ich realizacji, udziela również wielu odpowiedzi wewnątrz organizacji. Jest ważnym narzędziem mierzenia kondycji firmy w kontekście całokształtu jej działań i stosowanych polityk, co w wielu przypadkach może ją skutecznie zabezpieczać przed wystąpieniem niepożądanych lub negatywnych zjawisk (możliwe niepokoje społeczne, incydenty związane z etyką lub bezpieczeństwem biznesu, etc.).
Ponadto, ocena spółek giełdowych pod kątem kryteriów zrównoważonego rozwoju, jest podstawą jej kwalifikacji do indeksów firm społecznie odpowiedzialnych (Respect Index). Forum Odpowiedzialnego Biznesu prowadzi co roku ranking działań i raportów społecznych. Każdy podmiot może zgłosić swoje dobre praktyki z obszaru zrównoważonego rozwoju oraz przedstawić do oceny raport CSR. Jest to więc potencjalnie dodatkowa korzyść dla przedsiębiorstwa, które realizując swoją strategię biznesową, dba o skuteczną komunikację z interesariuszami, uwzględniając przy tym istotne wpływy oraz podejmując wysiłek w celu polepszania jakości życia społecznego.
Paweł WojciechowskiMagister teologii środków społecznego przekazu (ATK w Warszawie), absolwent podyplomowych studiów marketing i reklama (Szkoła Główna Administracji i Zarządzania, Warszawa) oraz komunikacja i promocja w biznesie (Akademia Ekonomiczna, Poznań).
Posiada wszechstronne doświadczenie w prowadzeniu i koordynowaniu działań i projektów z zakresu komunikacji biznesowej w firmach prowadzących działalność B2B, organizacjach pozarządowych, jak i w spółkach z udziałem Skarbu Państwa.
W latach dziewięćdziesiątych dziennikarz radiowy i rzecznik prasowy Konfederacji Pracodawców Polskich. Następnie na stanowisku dyrektora marketingu w jednej z największych firm organizujących targi i wystawy gospodarcze, odpowiedzialny za wiodące projekty wystawiennicze i konferencyjne dla sektorów IT, energetyki, finansów i przemysłu stoczniowego.
W latach 2001-2003 przewodniczący rady nadzorczej, a następnie prezes zarządu najstarszej polskiej agencji marketingowej. Autor artykułów i felietonów gospodarczych publikowanych
m.in. w „Gazecie Małych i Średnich Przedsiębiorstw” oraz „Chemical Review”.
W sektorze bankowym odpowiedzialny za promocję gospodarczą, komunikację wewnętrzną oraz sponsoring i społeczną odpowiedzialność biznesu. Od roku 2005 zarządza fundacjami korporacyjnymi i obszarem korporacyjnego CSR. Ekspert w dziedzinie raportowania społecznego. Twórca polityki dobroczynnej dla Grupy PKP. W latach 2013 – 2016 wiceprezes organizacji samorządu gospodarczego branży kolejowej.
Posiada doświadczenie w prowadzeniu procesów zakupowych w obszarze działań marketingowych i promocyjnych, w tym projektów finansowanych ze środków UE.
Członek grup roboczych ds. etyki i standardów oraz edukacji i popularyzacji CSR w Zespole ds. Zrównoważonego Rozwoju i Społecznej Odpowiedzialności Przedsiębiorstw przy Ministrze Rozwoju i Inwestycji. Ekspert instytutu
Locus.edu.plJego zawodową pasją są projekty na pograniczu kultury, edukacji i biznesu.
