- W firmie nie mamy przed sobą tajemnic. U nas wszystko jest ok. To częste złudzenie, które pokutuje brakiem strategii komunikacyjnej, planowanych i starannie przygotowanych działań. W konsekwencji mamy chaos komunikacyjny i informacje przekazywane od przypadku do przypadku. Najczęściej dzieje się tak w spółkach, które z małych kilkunastoosobowych firm przeradzają się w duże organizacje. Mentalnie pozostają w przeszłości, nie zauważają i nie czują potrzeby konsekwentnych i przemyślanych działań komunikacyjnych
- E-mail, spotkanie, czy …? Błędny dobór narzędzi komunikacyjnych obniża jej skuteczność. Są menedżerowie komunikujący się ze swoimi pracownikami poprzez e-maile lub smsy, są też tacy, którzy organizują co chwila nasiadówki dyskutując na każdy temat. Inni chcąc być nowocześni wprowadzają TV w firmie itp. choć dostęp do TV ma bardzo wąska grupa pracowników. Obecnie każda firma ma dostęp do wielu narzędzi komunikacyjnych. Warto je wykorzystywać w sposób racjonalny, dostosowany do potrzeb i oczekiwań odbiorców.
- Czy na pewno to powiedziałem? Pewność, że odbiorcy usłyszeli dokładnie to, co miało być wypowiedziane to jeden z najczęstszych błędów. W rzeczywistości interpretacje usłyszanej wypowiedzi są różnorodne, zwłaszcza jeśli przemówienie nie zostało dobrze przygotowane, a mówiący nadrabia improwizacją.
- Tylko dobre informacje, czyli jak obrazić pracowników. Problemy w firmie? – Jakie problemy? W słowniku menedżera nie ma słowa problem. Pokusa bycia naj jest niezwykle silna. Unikanie mówienia o słabościach, złych wynikach, porażkach to silna pokusa, zwłaszcza u tych, którzy przywykli do sukcesów. Najczęstszym argumentem staje się przekonanie, że pracownicy nie muszą o tym wiedzieć lub nie zrozumieją przyczyn zdarzenia. Lepiej ich nie niepokoić. Efektem takiej postawy jest brak wiarygodności i plotki, bo pracownicy i tak zawsze wiedzą więcej niż to się szefom wydaje.
- Jeśli będę potrzebował twojej opinii, to spytam. Informacja to nie to samo co komunikacja. Jeśli pracownicy nie będą mieli możliwości zadania pytania, wyrażenia swojej opinii, upewnienia się czy dobrze zrozumieli przekaz w odniesieniu do własnego stanowiska i swojej sytuacji życiowej – komunikacja nie będzie skuteczna, a przekazane informacje mogą wywołać poważny niepokój, nawet w stosunkowo prostej sprawie. Brak odpowiedzi jest najgorszą odpowiedzią.
- Brak pochwał – brak krytyki. To dwa końce tego samego kija. Brak docenienia czyjegoś sukcesu szybko demotywuje zarówno samego autora jak i jego otoczenie, pokazuje bowiem, że nie warto się starać. Propaganda sukcesu z kolei obniża wiarygodność mediów wewnętrznych. Krytyka jest równie ważna, co pochwały pokazuje bowiem uczciwość wobec pracowników i uczy odpowiedzialności.
- Pan erudyta. Pracownicy nie zrozumieli znacznej części wypowiedzi? Popisywanie się obcym lub bardzo specjalistycznym słownictwem jest żałosne i na ogół przynosi efekt odwrotny od zamierzonego. Odbiorcy czują się niekomfortowo, a w rezultacie ich zaangażowanie w sprawę jest znikome.
- Błędy. Po fakcie niewiele można już zrobić. Błędy merytoryczne, ortograficzne, organizacyjne pamiętane są bardzo długo. Najdłużej przez własnych współpracowników i „przyjaciół” warto więc poświęcić więcej czasu na przygotowanie wystąpienia lub artykułu, aby mieć pewność że wszystkie informacje są sprawdzone i prawdziwe.
- Jeśli nie mierzysz, skąd możesz wiedzieć, że działa.
Wiemy, że skuteczna komunikacja nie jest wynikiem przypadku. Musi być zaplanowana, zarządzana i monitorowana. Tylko wtedy, gdy mierzymy nasze postępy wiemy, czy idziemy we właściwym kierunku i co możemy usprawnić, aby działało lepiej. Stały, cykliczny pomiar skuteczności komunikacji pozwoli określić czy włożony wysiłek przynosi oczekiwane rezultaty.
